粵市監規字〔2023〕6號
各地級以上市市場監管局、教育局、人力資源社會保障局、檔案局，各普通高校、省屬技工院校，省屬中小學校，省外高校在粵辦學機構：
《廣東省市場監督管理局 廣東省教育廳 廣東省人力資源和社會保障廳 廣東省檔案局關于學校食堂食品安全管理檔案建立規范工作指引》已經省市場監管局局務會議審議通過，并經省司法廳審查通過。現印發給你們，請遵照執行。
廣東省市場監督管理局 廣東省教育廳
廣東省人力資源和社會保障廳 廣東省檔案局
2023年9月22日
廣東省市場監督管理局 廣東省教育廳 廣東省人力資源和社會保障廳 廣東省檔案局關于學校食堂食品安全管理檔案建立規范工作指引
為進一步強化和落實全省學校食堂食品安全主體責任，落實標準化、規范化、痕跡化、公開化各項工作措施，提高學校食堂食品安全保障水平，根據《中華人民共和國食品安全法》《廣東省食品安全條例》《學校食品安全與營養健康管理規定》等法律法規規章要求，制定本指引。
一、適用范圍和主要內容
本指引適用于廣東省行政區域內各類全日制學校食堂，包括普通高等學校、職業學校、技工院校、普通中等學校、小學、幼兒園、特殊教育學校等食堂。
本指引主要內容是學校食堂建立食品安全管理檔案工作的要求、檔案內容構成和建檔方法。
學生集體用餐配送單位的食品安全檔案管理工作，可以參照本指引執行。
二、術語和定義
學校食堂：指設于學校，供應學校學生、教職員工等集中就餐的餐飲服務提供者。
食品安全管理檔案：指食品生產經營者按照《中華人民共和國食品安全法》規定建立食品安全自查制度，定期對食品安全狀況進行檢查評價，將檢查評價結果與生產經營過程控制中收集整理的材料進行立卷歸檔形成的，具有查考價值的各種文字、圖表、照片、電子文件等歷史記錄。
三、建檔原則
食品安全管理檔案的建立應遵循完整性、真實性、準確性、及時性的原則。
完整性：檔案材料必須完整、系統，所有關于食品安全管理的材料應全部歸檔，并由立卷人檢查后簽名。
真實性：檔案內容應為學校食堂食品采購、加工制作以及相關過程的控制情況的真實記載。
準確性：檔案內容應準確客觀的反映當時的事實。
及時性：食品安全管理員應及時收集并整理材料，保證檔案收集的時效性與內容的完整性。
四、檔案管理要求
檔案應由學校食堂經營者食品安全管理員負責建立、更新和維護，并負責在食堂食品安全管理工作中，指導各相關崗位從業人員做好對有關證件資質、票據、過程記錄以及管理評價等資料的索取、收集和記錄工作，確保檔案信息的真實、完整與安全。
檔案資料收集和年度檔案建立應嚴格按照本指引要求執行。學校食品安全管理檔案保存期限不得少于二年，法律、法規、規章另有規定的，從其規定。
鼓勵學校采用電子化檔案管理，實現學校食品安全檔案數字資源完整、真實、可用和安全，但須保留重要紙質原件。
五、檔案分類要求
按學校食堂的食品安全管理要求，食品安全檔案分為三類：職責資質管理類、過程控制管理類、監管記錄類。
（一）職責資質管理類。歸檔材料目錄見表1。
表1：職責資質管理類目錄
?。ǘ┻^程控制管理類。歸檔材料目錄見表2。
表2：過程控制管理類目錄
?。ㄈ┍O管記錄類。歸檔材料目錄見表3。
表3：監管記錄類目錄
六、檔案裝訂要求
?。ㄒ唬n案組卷裝盒。
1.按以上分類目錄收集檔案材料，將材料按形成的時間順序依次排列整理。
2.將組卷后的材料裝入三類檔案盒內，并貼上封面、背脊標簽。
3.需由學校其他部門收集保存的報表記錄和按其他主管部門要求建立的臺賬，可定期采用符合檔案管理要求的簡便方式裝訂，并在材料封面登記該報表記錄（或臺賬）的編號、名稱、整理人姓名等，然后將其編號記入檔案盒內目錄的備注欄。
4.歸檔的電子文件應編號，然后將其編號記入檔案盒內目錄的備注欄。
5.檔案盒封面、盒脊和盒內目錄格式（參考）見附錄A。
?。ǘn案年度裝訂。
1.應于每學期結束后5個工作日內將本學期的檔案材料按分類加上封面、封底，連同目錄一起裝訂成冊。
2.裝訂時應將檔案材料的每一頁打上頁號，將頁號填入目錄，并在封面填寫該冊的總頁數。
3.裝訂成冊的檔案封面、目錄格式（參考）見附錄B。
七、附則
本指引由廣東省市場監督管理局、廣東省教育廳、廣東省人力資源和社會保障廳、廣東省檔案局負責解釋。
本指引自2023年11月9日起施行，有效期5年。
文字解讀：廣東省市場監督管理局就《廣東省市場監督管理局 廣東省教育廳 廣東省人力資源和社會保障廳 廣東省檔案局關于學校食堂食品安全管理檔案建立規范工作指引》答問
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